西學(xué)院審〔2018〕1號（2018年1月4日印發(fā)）

第一章 總 則

    為了規(guī)范審計(jì)檔案工作，提高審計(jì)檔案質(zhì)量，發(fā)揮審計(jì)檔案作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（2016年11月7日全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十四次會(huì)議修訂）和《四川省內(nèi)部審計(jì)條例》，依據(jù)審計(jì)署、國家檔案局《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》（中華人民共和國審計(jì)署 國家檔案局令第10號），結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本管理辦法。

    第一條  本辦法所稱審計(jì)檔案，包括審計(jì)業(yè)務(wù)檔案（以下簡稱業(yè)務(wù)檔案）和審計(jì)行政檔案（以下簡稱行政檔案）。

    業(yè)務(wù)檔案是指審計(jì)處審計(jì)人員在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的、具有保存價(jià)值的、各種形式的歷史記錄。

    行政檔案是指學(xué)校審計(jì)管理工作形成的，具有保存價(jià)值的、各種形式的文件材料。

    第二條  本辦法所稱審計(jì)檔案管理，是指對應(yīng)納入審計(jì)檔案的材料（以下簡稱審計(jì)檔案材料）進(jìn)行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活動(dòng)。

第二章 業(yè)務(wù)檔案

    第三條  業(yè)務(wù)檔案材料主要包括以下幾類：

    （一）立項(xiàng)類材料：上級機(jī)關(guān)或校領(lǐng)導(dǎo)對審計(jì)立項(xiàng)的指示、批示或下達(dá)審計(jì)項(xiàng)目的任務(wù)文件、審計(jì)委托書、審計(jì)通知書、審計(jì)前調(diào)查記錄、項(xiàng)目審計(jì)實(shí)施方案等；

    （二）證明類材料：審計(jì)證據(jù)（含承諾書、與項(xiàng)目有關(guān)的群眾來信、來訪記錄及相應(yīng)的審計(jì)取證單等）、審計(jì)工作底稿等；

    （三）結(jié)論類材料：審計(jì)報(bào)告、審定審計(jì)報(bào)告的批示、審計(jì)報(bào)告征求意見書、移送處理書、審計(jì)文書送達(dá)回證、被審計(jì)對象的反饋意見、審計(jì)意見整改情況等；

    （四）備查類材料：審計(jì)項(xiàng)目回訪單、被審計(jì)對象整改反饋意見、與審計(jì)項(xiàng)目聯(lián)系緊密且不屬于前三類的其他材料等。

    第四條  審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集檔案材料，按照立卷原則和方法進(jìn)行歸類整理、編目裝訂、組合成卷和定期歸檔。

    第五條  業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量的基本要求是：檔案材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、有效、規(guī)范，并做到遵循檔案材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別檔案材料的重要程度，便于保管和利用。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量負(fù)主要責(zé)任。

    第六條  業(yè)務(wù)檔案立卷原則：

    （一）堅(jiān)持誰審計(jì)誰立卷的原則，做到邊審計(jì)、邊收集整理，審結(jié)卷成。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)徲?jì)組組長應(yīng)指定審計(jì)人員負(fù)責(zé)該項(xiàng)目檔案的立卷歸檔工作。

    （二）遵循按性質(zhì)分類、按單元排列、按項(xiàng)目組卷原則。一個(gè)項(xiàng)目可立一個(gè)或幾個(gè)卷，但不得將幾個(gè)項(xiàng)目的材料合并立卷。跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，在審計(jì)終結(jié)的年度立卷。

    第七條  應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案材料的保存價(jià)值和相互之間的關(guān)聯(lián)度，以審計(jì)報(bào)告相關(guān)內(nèi)容的需要為標(biāo)準(zhǔn)，整理鑒別和選用需要立卷的檔案材料，并歸集形成業(yè)務(wù)檔案。

    第八條  不應(yīng)歸檔文件材料的范圍：

    （一）與審計(jì)項(xiàng)目無關(guān)的文件材料；

    （二）未用作審計(jì)報(bào)告所列問題依據(jù)的文件材料；

    （三）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文電草稿和文件的一般修改稿；

    （四）審計(jì)過程中摘錄的供參閱的非取證材料和筆錄；

    （五）重份文件材料。

    第九條  業(yè)務(wù)檔案的排列。根據(jù)審計(jì)業(yè)務(wù)的類別，業(yè)務(wù)檔案按照建設(shè)工程審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、財(cái)務(wù)收支審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)等大類順序排列。各審計(jì)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)檔案材料按下列四個(gè)單元排列：

    （一）結(jié)論類材料，按逆審計(jì)程序、結(jié)合其重要程度予以排列；

    （二）證明類材料，按與項(xiàng)目審計(jì)方案所列審計(jì)事項(xiàng)對應(yīng)的順序、結(jié)合其重要程度予以排列；

    （三）立項(xiàng)類材料，按形成的時(shí)間順序、結(jié)合其重要程度予以排列；

    （四）備查類材料，按形成的時(shí)間順序、結(jié)合其重要程度予以排列。

    第十條  業(yè)務(wù)檔案內(nèi)每組材料之間的排列要求：

    （一）正件在前，附件在后；

    （二）定稿在前，修改稿在后；

    （三）批復(fù)在前，請示在后；

    （四）批示在前，報(bào)告在后；

    （五）重要文件在前，次要文件在后；

    （六）匯總性文件在前，原始性文件在后。

    第十一條  業(yè)務(wù)檔案包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。 紙質(zhì)檔案主要包括：⑴案卷封面；⑵卷內(nèi)材料目錄；⑶卷內(nèi)材料；⑷案卷備考表。紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)材料一般不超過200頁，其裝訂應(yīng)當(dāng)符合學(xué)校有關(guān)檔案裝訂的要求。

    電子檔案應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件存儲(chǔ)格式，確保能夠長期有效讀取。主要包括以下內(nèi)容：⑴用文字處理技術(shù)形成的文字型電子文件；⑵用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的圖像電子文件；⑶用視頻或多媒體設(shè)備獲得的多媒體電子文件；⑷用音頻設(shè)備獲得的聲音電子文件；⑸其他電子文件。

    歸檔與紙質(zhì)文件相同的電子文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在彼此之間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系，并注明含義、保持一致。

    第十二條  立卷人應(yīng)當(dāng)將獲取的電子檔案的名稱、來源、內(nèi)容、時(shí)間等完整、清晰地記錄于紙質(zhì)材料中，其證物裝入卷內(nèi)或物品袋內(nèi)附卷保存。

第三章 行政檔案

    第十三條  應(yīng)歸入行政檔案的文件材料：

    （一）與審計(jì)有關(guān)的上級來文文件及審計(jì)處辦理情況材料；

    （二）學(xué)校審計(jì)工作的規(guī)章制度、年度計(jì)劃、工作總結(jié)、專項(xiàng)報(bào)告、請示批復(fù)、獲獎(jiǎng)文件證書等材料；

    （三）審計(jì)處的內(nèi)部管理規(guī)章制度；

    （四）根據(jù)要求審計(jì)查證、移交、處理相關(guān)問題的情況；

    （五）其他應(yīng)歸入行政檔案的文件材料。

    第十四條  行政檔案按照文件或事項(xiàng)歸類。文件印發(fā)或事項(xiàng)完結(jié)后，按照學(xué)校的規(guī)定及時(shí)歸檔。

    第十五條  行政檔案的排列規(guī)則：

    （一）上級來文的排序?yàn)椋簛砦奶幚韱?、文件正本、審?jì)處辦理情況材料；

    （二）審計(jì)處發(fā)文的排序?yàn)椋何募?、附件、發(fā)文稿紙、定稿；

    （三）其他行政檔案按照重要性原則排序。

第四章 審計(jì)檔案的移交、保管和利用

    第十六條  審計(jì)檔案立卷歸檔后，按學(xué)校檔案管理規(guī)定，向?qū)W校檔案館移交檔案保管。

    第十七條  審計(jì)檔案的保管期限根據(jù)學(xué)校檔案館公布的保管期限確定執(zhí)行。

    第十八條  審計(jì)檔案的密級，按卷內(nèi)文件的最高密級分類。

    第十九條  審計(jì)檔案原則上僅供審計(jì)處內(nèi)部使用，審計(jì)人員按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)。校內(nèi)外其他單位需要查閱審計(jì)檔案的，須經(jīng)審計(jì)處處長批準(zhǔn)，重要的還須經(jīng)主管審計(jì)的校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并遵循學(xué)校有關(guān)檔案查借閱制度。國家有關(guān)部門依法進(jìn)行查閱的除外。

    第二十條  查閱審計(jì)檔案的有關(guān)內(nèi)容原則上不得抄錄、復(fù)制，特殊情況下須經(jīng)審計(jì)處處長批準(zhǔn)，重要的還須經(jīng)主管審計(jì)的校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，遵循學(xué)校有關(guān)檔案查借閱制度，并在相關(guān)抄錄件、復(fù)印件上注明來源。

    第二十一條  審計(jì)電子檔案查閱過程中，應(yīng)按不同密級和介質(zhì)種類的電子數(shù)據(jù)權(quán)限，在相應(yīng)使用環(huán)境下進(jìn)行調(diào)閱，確保電子數(shù)據(jù)的安全和保密。遇有特殊情況需要查閱審計(jì)電子檔案或要求提供電子檔案打印件的，須經(jīng)審計(jì)處處長批準(zhǔn)，重要的還須經(jīng)主管審計(jì)的校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

    第二十二條  借閱人應(yīng)對借閱的審計(jì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄露審計(jì)信息，也不得外借他人。

    第二十三條  對保管期限已滿的審計(jì)檔案，由檔案館組織有關(guān)職能部門人員和審計(jì)處負(fù)責(zé)人共同組成鑒定小組，逐卷審查鑒定，確定存毀。對確無保存價(jià)值的審計(jì)案卷，應(yīng)清點(diǎn)核對，登記造冊，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

第五章 附 則

    第二十四條  本辦法由審計(jì)處和檔案館負(fù)責(zé)解釋。

    第二十五條  本辦法自印發(fā)之日起施行。