西昌學(xué)院公文處理辦法

　　第一章  總  則

　　第一條  為進(jìn)一步推進(jìn)西昌學(xué)院公文（以下簡稱“學(xué)校公文”）處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，提高效率，方便基層，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《教育部公文處理規(guī)定》（教辦〔2013〕7號）和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，結(jié)合學(xué)校實際，制定本辦法。

　　第二條  學(xué)校公文，是學(xué)校實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范性體式的文書，是轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，公布學(xué)校決議和決定，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

　　第三條  公文處理工作包括公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

　　第四條  學(xué)校公文處理工作的原則是：實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密。

　　第五條  學(xué)校黨委辦公室、校長辦公室（以下簡稱黨政辦公室）主管學(xué)校公文處理工作，負(fù)責(zé)校級公文處理，并對校內(nèi)各單位公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查；校內(nèi)各單位應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)本單位公文處理工作。

　　第二章  公文種類

　　第六條  學(xué)校公文主要有：

　　（一）決定。適用于對重要事項做出決策和安排、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

　　（二）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　（三）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

　　（四）通報。適用于傳達(dá)重要精神、告知重要情況、表彰先進(jìn)、批評錯誤。

　　（五）報告。適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復(fù)上級單位的詢問。

　　（六）請示。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。

　　（七）批復(fù)。適用于答復(fù)下級單位請示事項。

　　（八）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

　　（九）紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

　　第三章  行文規(guī)則

　　第七條  中共西昌學(xué)院委員會、西昌學(xué)院、中共西昌學(xué)院紀(jì)律檢查委員會可以向上級機(jī)關(guān)或校外單位行文；中國教育工會西昌學(xué)院委員會可以向上級工會委員會行文；學(xué)校黨委組織部可以向上級組織部門行文；共青團(tuán)西昌學(xué)院委員會可以向上級共青團(tuán)委員會行文；學(xué)校人事處可以向上級人事部門行文；學(xué)校黨委辦公室、校長辦公室可向校外單位發(fā)送函件等。學(xué)校其他單位和部門只能按職責(zé)范圍對內(nèi)行文，不得直接向校外單位行文。

　　第八條  行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和操作性。

　　第九條  學(xué)校嚴(yán)格控制公文數(shù)量。有下列情形的，不再行文：

　　（一）國家法律法規(guī)已經(jīng)作出明確規(guī)定的；

　　（二）現(xiàn)行公文規(guī)定仍然適用的；

　　（三）貫徹上級公文精神，沒有新的具體政策措施的；

　　（四）當(dāng)面協(xié)商或者使用電話、傳真、郵件等其他手段即可辦理的。

　　第十條  行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級行文，特殊情況確需越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過單位（機(jī)關(guān)）。

　　第十一條  根據(jù)發(fā)文單位與收文單位之間的行文關(guān)系，學(xué)校公文分為上行文、下行文和平行文。行文應(yīng)當(dāng)遵照以下規(guī)定：

　　（一）上行文。向上級單位的行文，一般用請示、報告、意見等文種。

　　（二）下行文。對下級單位的行文，一般用通知、通報、意見、決定、批復(fù)等文種。

　　（三）平行文。同級或者不相隸屬的單位之間行文，一般用函、意見、通知等文種。向校外單位的平行文，應(yīng)當(dāng)按照對等原則以校黨委、校行政或?qū)W校黨委辦公室、校長辦公室函件的形式行文。

　　（四）校內(nèi)各二級單位向?qū)W校黨委、行政請示、報告等按上行文要求辦理。

　　第十二條 校內(nèi)同級部門必要時可以聯(lián)合行文。

　　第四章 公文擬制

　　第十三條  學(xué)校公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)、印制等程序。

　　第十四條  學(xué)校公文由主辦部門負(fù)責(zé)起草。公文起草應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

　　（一）符合黨和國家的法律法規(guī)以及黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；

　　（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行；

　　（三）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見；

　　（四）觀點鮮明、主題突出、內(nèi)容簡潔、表述準(zhǔn)確、文風(fēng)清新。

　　第十五條  學(xué)校公文在送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，由主辦部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核人為公文文責(zé)的直接責(zé)任人。審核的重點是：

　　（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

　　（二）內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否符合上級相關(guān)文件規(guī)定；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

　　（三）按議事規(guī)則需經(jīng)會議審議決定的，是否提交會議審議通過；經(jīng)會議審議通過的，文件內(nèi)容與會議決議是否一致。

　　（四）涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。

　　（五）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。

　　（六）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

　　第十六條  學(xué)校公文按照“誰簽發(fā)、誰負(fù)責(zé)”的原則實行分級分工簽發(fā)制度。

　　（一）以中共西昌學(xué)院委員會或者西昌學(xué)院發(fā)文代字印發(fā)的公文，由主辦部門起草，主辦部門負(fù)責(zé)人審核，主辦部門分管校領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，黨委書記或者校長簽發(fā)。

　　（二）黨委常委會會議紀(jì)要由黨委辦公室起草，黨委辦公室負(fù)責(zé)人審核，黨委書記簽發(fā)；校長辦公會會議紀(jì)要由校長辦公室起草，校長辦公室負(fù)責(zé)人審核，校長簽發(fā)。

　　（三）校內(nèi)各部門因聯(lián)系溝通工作，需要以黨委辦公室、校長辦公室發(fā)文代字印發(fā)的函件等對外公文，由主辦部門起草，主辦部門負(fù)責(zé)人審核，主辦部門分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

　　（四）以校內(nèi)各部門發(fā)文代字印發(fā)的公文，由主辦部門起草，主辦部門負(fù)責(zé)人審核，主辦部門分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

　　（五）聯(lián)合發(fā)文由牽頭部門起草，所有聯(lián)署部門的負(fù)責(zé)人審核，所有聯(lián)署部門的分管校領(lǐng)導(dǎo)會簽。

　　第十七條  簽發(fā)后的公文在印發(fā)前須經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人復(fù)核。經(jīng)復(fù)核需對公文進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)按程序復(fù)審。主辦部門應(yīng)當(dāng)對復(fù)核后的公文進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后送印，主辦部門不得擅自修改復(fù)核后的公文。

　　第十八條  公文印制必須確保質(zhì)量和時效并厲行勤儉節(jié)約。公文印發(fā)公開屬性為主動公開的，原則上以電子公文方式發(fā)送。以電子公文方式發(fā)送的公文，除印制少量存檔外，不再印發(fā)紙質(zhì)公文。

　　第十九條  涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制，并通過機(jī)要交通、密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

　　第五章  收文辦理

　　第二十條  收文辦理主要程序是：

　　（一）簽收。簽收公文時應(yīng)當(dāng)逐件清點，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)及時向發(fā)文單位查詢，并采取相應(yīng)的處理措施。急件應(yīng)當(dāng)注明簽收的具體時間。簽收時一般應(yīng)以簽字的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。

　　（二）登記。收到公文后由黨政辦公室機(jī)要科將公文標(biāo)題、密級、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽收日期等情況登記清楚，并在公文前附上“公文處理單”，送黨政辦公室負(fù)責(zé)人閱處。

　　（三）承辦。閱知性公文由黨政辦公室根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送；批辦性公文由黨政辦公室提請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批或者轉(zhuǎn)有關(guān)單位辦理；需要呈請校領(lǐng)導(dǎo)閱批的傳真件，由黨政辦公室復(fù)制后辦理。各單位應(yīng)注意查閱OA系統(tǒng)電子公文并及時下載，進(jìn)行收文處理。承辦單位對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢，需報請校黨委或行政審批的事項，承辦單位應(yīng)當(dāng)提出處理意見并代擬文稿。

　　（四）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批辦。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

　　（五）催辦。黨政辦公室應(yīng)及時了解掌握各單位對公文的辦理進(jìn)展情況，督促校內(nèi)各單位按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦，對一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。

　　（六）辦結(jié)。外來公文的辦結(jié)時限以該公文設(shè)定的截止時間為準(zhǔn)，外來公文沒有設(shè)定時限要求的，自文件簽收之日起最長不超過15個工作日，各承辦部門、單位要在規(guī)定的時限內(nèi)辦結(jié)，結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，同時要將辦結(jié)情況在OA系統(tǒng)收文處理簽中填報。

　　第二十一條  辦理涉密公文，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行保密管理工作有關(guān)規(guī)定。

　　第六章  公文管理

　　第二十二條  各單位應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

　　第二十三條  學(xué)校黨委、行政公文分別由黨委辦公室、校長辦公室統(tǒng)一管理。學(xué)校建立機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備機(jī)要秘書和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。各單位應(yīng)當(dāng)由專人統(tǒng)一管理公文，涉密單位要按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。

　　第二十四條  涉密公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的單位或者其上級單位決定。

　　第二十五條  公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文單位的要求執(zhí)行。涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，按發(fā)文單位要求進(jìn)行。

　　第二十六條  復(fù)制、匯編機(jī)密級、秘密級公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文單位或者其上級單位批準(zhǔn)。復(fù)制公文視同原件管理，復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位戳記。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位名稱、日期。

　　第二十七條  公文的撤銷和廢止，由發(fā)文單位、上級單位根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

　　第二十八條  涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文單位的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀。

　　第二十九條  公文辦理完畢后，各單位要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》的有關(guān)規(guī)定，按照“誰主辦、誰負(fù)責(zé)”的原則，將公文的定稿、正本和相關(guān)材料收集齊全，整理歸檔。個人不得私自保存應(yīng)歸檔的公文。

　　第三十條  整理歸檔按照學(xué)校檔案管理單位的要求進(jìn)行，定期向檔案管理單位移交。兩個以上單位聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位歸檔，相關(guān)單位保存復(fù)制件。單位負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職單位歸檔。

　　第三十一條  銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

　　第三十二條  單位合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；單位撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理單位。工作人員離崗離職時，所在單位應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

　　第三十三條  新設(shè)立的單位應(yīng)當(dāng)向黨政辦公室提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，單位合并或者撤銷時，相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。

　　第七章  附  則

　　第三十四條  本規(guī)定由黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十五條  本規(guī)定自發(fā)布之日起施行?！段鞑龑W(xué)院公文處理實施細(xì)則》（西學(xué)辦〔2015〕5號）同時廢止。

　　附件1：西昌學(xué)院公文格式.docx

　  附件2：西昌學(xué)院發(fā)文代字.docx