四川省普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法(試行)

第一章 總則

第一條 為了貫徹落實(shí)教育部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，做好普通高校學(xué)生檔案管理工作，促使我省普通高校學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī)，結(jié)合我省實(shí)際，特制定本辦法。    

第二條 學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的個(gè)人檔案材料。學(xué)生檔案是學(xué)?？疾臁涍x、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。學(xué)生檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作。

第三條 學(xué)生檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，學(xué)生檔案管理必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則。確保學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。

第二章 檔案管理職責(zé)

第四條 高校要加強(qiáng)對學(xué)生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)生檔案形成部門，分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)，要將學(xué)生檔案管理工作納入重要議事日程，定期研究、檢查學(xué)生檔案工作，為學(xué)生檔案管理創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和條件。
第五條 學(xué)生檔案種類多，流動(dòng)性強(qiáng)，利用率高，工作量大。為加強(qiáng)管理，學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)生數(shù)量成立學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作。有檔案館的高校，原則上應(yīng)在檔案館下設(shè)專門學(xué)生檔案科室統(tǒng)一管理。
第六條 普通高校本（專）新生檔案，由招生就業(yè)部門統(tǒng)一接收、匯總、整理后按專業(yè)登記造冊（一式兩份）移交學(xué)生檔案管理部門。博士、碩士研究生入學(xué)檔案由研究生部統(tǒng)一接收、匯總、整理后按專業(yè)登記造冊（一式兩份），移交檔案管理部門。
第七條 學(xué)校的院（系）、處、室、部要做好學(xué)生在校期間形成的檔案材料的收集整理工作，在材料形成后一個(gè)月內(nèi)，移交校學(xué)生檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好歸檔工作。畢業(yè)生的檔案材料應(yīng)在每年畢業(yè)生派遣前半月內(nèi)向檔案管理部門歸檔完畢。
第八條 學(xué)生檔案管理部門工作職責(zé)
    （一）接收、鑒別和整理學(xué)生檔案材料；
    （二）辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱；
    （三）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門提供學(xué)生情況；
    （四）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保管工作；
    （五）制定和完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，做好學(xué)生檔案分析統(tǒng)計(jì)工作；
    （六）辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案事項(xiàng)。

第三章 檔案歸檔范圍及分類

第九條 歸檔的學(xué)生檔案，必須真實(shí)地、歷史地、全面地反映學(xué)生的成長過程及其有關(guān)情況，對部門及個(gè)人當(dāng)前和長遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。 

第十條 學(xué)生檔案的歸檔范圍及其分類
    第一類 學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表；
    第二類 鑒定、考核、考察材料；
    第三類 學(xué)生成績卡（表）、授予學(xué)位決定、學(xué)籍異動(dòng)材料；
    第四類 加入中國共產(chǎn)黨、共產(chǎn)主義青年團(tuán)或其他黨派、團(tuán)體等組織的材料；
    第五類 獎(jiǎng)勵(lì)材料（含三好學(xué)生，優(yōu)秀黨團(tuán)員、獎(jiǎng)學(xué)金和優(yōu)秀學(xué)生干部等登記表）；
    第六類 處分材料（包括個(gè)人檢查、調(diào)查報(bào)告、校級處分決定或免于、撤消處分的意見等）；
    第七類 出國留學(xué)材料；
    第八類 學(xué)生入學(xué)及畢業(yè)體檢表 ，大學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)登記卡片或免予執(zhí)行體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)申請表；
    第九類 有工作經(jīng)歷的個(gè)人人事檔案材料；
    第十類 其它可供學(xué)校及社會(huì)錄用人才時(shí)參考的材料。

第四章 檔案收集與管理

第十一條 學(xué)生檔案形成部門要重視學(xué)生檔案的日常收集、積累工作，要將真實(shí)反映學(xué)生德、智、體方面的材料及時(shí)收集歸檔。
第十二條 學(xué)生檔案管理人員要將收集的材料，認(rèn)真鑒別，屬于歸檔的材料必須做到真實(shí)、完整、齊全、文字清楚，并經(jīng)組織審查蓋章后方能歸檔。
第十三條 不屬于規(guī)定歸檔的材料，經(jīng)過鑒別，可視情況分別處理，凡不應(yīng)歸檔的退還形成材料的單位處理。
第十四條 凡收集的歸檔材料，要按歸檔內(nèi)容分類整理。檔案入庫前，要更換統(tǒng)一和規(guī)范的學(xué)生檔案袋。
第十五條 學(xué)生檔案材料，不能用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。
第十六條 學(xué)生檔案信息記載要準(zhǔn)確、規(guī)范。學(xué)生及學(xué)校在填寫學(xué)生履歷等表格時(shí)，學(xué)生姓名書寫要準(zhǔn)確，不能寫同音字，曾用名要書寫，個(gè)人不能隨意改名。要求身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、畢業(yè)生派遣證、學(xué)籍卡上的姓名應(yīng)一致，各種表格上的姓名、出生年月應(yīng)一致。反映聲像特征的照片要求是近照；反映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情況的文字材料要真實(shí)清楚。
第十七條 研究生錄取時(shí)，應(yīng)將其考研前的人事檔案材料收集齊全，移交學(xué)生檔案管理部門，檔案管理部門要對歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真地清理和簽收。
第十八條 因病休學(xué)學(xué)生的檔案應(yīng)作非在校學(xué)生檔案妥善保存，復(fù)學(xué)后，應(yīng)及時(shí)將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。
第十九條 留級的學(xué)生檔案，每學(xué)年在接到教務(wù)處通知后，立即將其檔案轉(zhuǎn)到所留班級并上名冊，將原在班級的名字注銷并說明原因。
第二十條 退學(xué)的學(xué)生檔案，按其有關(guān)規(guī)定將其檔案轉(zhuǎn)給有關(guān)的人事部門保管。
第二十一條 學(xué)生在受刑事處分和勞動(dòng)教養(yǎng)期間，其檔案由學(xué)校學(xué)生檔案管理部門保管，刑滿釋放、解除勞教或重新就業(yè)的，檔案即按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)入其所在單位或居住地的人事部門保管。
第二十二條 學(xué)生出國不歸、失蹤、逃亡，其檔案仍由學(xué)校檔案館保管。
第二十三條 對畢業(yè)離校時(shí)未落實(shí)工作單位的高校畢業(yè)生，本人要求人事檔案保留在學(xué)校的，按規(guī)定保留二年，超過二年的，經(jīng)當(dāng)?shù)匚飪r(jià)部門批準(zhǔn)，按學(xué)校所在地人才交流中心檔案管理收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，高校可收取畢業(yè)生人事檔案保管費(fèi)。收取的檔案管理費(fèi)主要用于畢業(yè)生檔案管理的有關(guān)支出，不得挪作他用。

第五章 檔案保管與保護(hù)

   
第二十四條 根據(jù)安全保密和便于查找的原則，要對學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)密，科學(xué)地保管。
    （一）學(xué)生檔案要有專門的庫房，要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設(shè)施。 上述安全設(shè)施應(yīng)該常檢查。
    （二）要保持庫房的清潔和庫房內(nèi)適宜的溫、濕度（溫度要控制在攝氏14度-24度，相對濕度45-65%）。
    （三）保管學(xué)生檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。
第二十五條 學(xué)生檔案管理部門要不斷研究和改進(jìn)學(xué)生檔案的管理方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)化化管理。

第六章 檔案利用

第二十六條 因工作需要查閱和借閱學(xué)生檔案，須遵守下列規(guī)定：
    （一）凡到檔案管理部門查閱學(xué)生檔案者，須持各院系及有關(guān)部門的介紹信；
    （二）檔案管理部門，要根據(jù)規(guī)定和需要提供服務(wù)利用；
    （三）學(xué)生檔案一般不外借，必須外借時(shí)，須說明理由，并經(jīng)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可出館；
    （四）學(xué)生個(gè)人不能查閱自己的檔案材料；
    （五）查閱學(xué)生檔案必須遵守保密制度和查閱規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換檔案材料，若出現(xiàn)此類情況按學(xué)校有關(guān)規(guī)定處理。
    （六）檔案管理部門要為畢業(yè)生就業(yè)提供方便，學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)部門需要查閱畢業(yè)生檔案的，經(jīng)學(xué)生畢業(yè)就業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后方可查閱。 

第七章 檔案轉(zhuǎn)遞

第二十七條 學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)按機(jī)要件的交送規(guī)定，將畢業(yè)生檔案及時(shí)寄送到畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證上的就業(yè)部門（或單位）。
第二十八條 本科畢業(yè)生考取外校研究生，學(xué)生處及各院系應(yīng)及時(shí)通知檔案室將檔案轉(zhuǎn)至錄取院校。
第二十九條 嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生"無頭檔案"，轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案時(shí)應(yīng)遵守下列規(guī)定：
    （一）學(xué)生檔案應(yīng)通過機(jī)要投遞或派專人送取，不能郵寄，不得由學(xué)生本人自帶；
    （二）轉(zhuǎn)出的檔案必須完整、齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出；
    （三）轉(zhuǎn)出的學(xué)生檔案必須按"干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單"的項(xiàng)目詳細(xì)填寫，嚴(yán)密包封；
    （四）收到檔案的單位，須核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章立即寄回，逾期一月未退回者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)寫信催問，以防丟失。

第八章 考核、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第三十條 高校學(xué)生檔案管理部門應(yīng)建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責(zé)。對表現(xiàn)突出的部門和人員以及重要的科研成果、管理成果給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。
第三十一條 對于利用學(xué)生檔案材料營私舞弊的，應(yīng)視其情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理；對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。
第九章 附則    
第三十二條 本辦法適用于普通高等學(xué)校國民教育學(xué)生檔案管理，成人、自考、網(wǎng)絡(luò)、電教等學(xué)歷教育的學(xué)生檔案管理可參照本辦法執(zhí)行。
第三十三條 高等學(xué)校根據(jù)本辦法制訂實(shí)施細(xì)則。
第三十四條 本辦法由四川省教育廳負(fù)責(zé)解釋。
第三十五條 本辦法自發(fā)布之日起試行。