關(guān)于做好二O二一年學(xué)校檔案

立卷歸檔工作的通知

校內(nèi)各單位：

檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校檔案是學(xué)校歷史的記錄，是學(xué)校治理發(fā)展的借鑒和記憶遺產(chǎn)的傳承。學(xué)校各職能部門及二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真積極組織學(xué)習(xí)新修訂的《中華人民共和國檔案法》、《西昌學(xué)院檔案管理辦法（修訂）》，增強對“為黨管檔”以及檔案工作重要性的認(rèn)識，切實加強對本部門檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實檔案工作具體責(zé)任人，做好本部門的檔案收集整理和立卷歸檔工作。按要求定時向?qū)W校檔案館移交檔案，確保學(xué)校檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全保管。現(xiàn)將2021年檔案立卷歸檔工作通知如下：

一、總體原則

堅持部門和課題組、項目組立卷歸檔原則；分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，專兼職檔案員立卷歸檔；做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，任何個人不得據(jù)為己有。

二、具體要求

（一）2021年度材料立卷歸檔

1.歸檔材料時間范圍為 2021年度材料，但2021年前未歸檔材料，本次須一并收集整理、立卷歸檔。

2.各部門要嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》、《西昌學(xué)院各類檔案歸檔范圍及保管期限表》（已發(fā)各單位征求意見）的內(nèi)容，結(jié)合本部門實際情況進(jìn)行立卷歸檔。

3.卷內(nèi)文件材料要求內(nèi)容真實，手續(xù)完備，字跡工整、清晰。排序、編號（用鉛筆在文件右上方空白處編頁號）正確，要剔除文件材料上的金屬物（如訂書釘、回型針等），并按要求填寫并打印歸檔交據(jù)、清單、備考表一式兩份（可在檔案館網(wǎng)頁上下載）。

4.宣傳部、校團委、學(xué)工部及各二級學(xué)院應(yīng)注意對重大活動的錄音、錄像、相片等材料的收集，并以光盤和硬盤的形式歸檔。

5.黨政辦形成的黨委文件和行政文件：紙質(zhì)文件歸檔一式兩份，電子文件刻盤歸檔。

6.人事處、組織部、紀(jì)委、審計處、統(tǒng)戰(zhàn)部、外事等部門負(fù)責(zé)干部人事檔案材料收集、核準(zhǔn)和歸檔。

（二）專項重點檔案立卷歸檔

1.省部委共建專項檔案，由黨政辦負(fù)責(zé)立卷歸檔。

2.精準(zhǔn)扶貧專項檔案，由鄉(xiāng)村振興辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔。

3.黨史學(xué)習(xí)教育專項檔案，由黨建辦負(fù)責(zé)立卷歸檔。

4.升碩工程專項檔案，由法規(guī)處負(fù)責(zé)立卷歸檔。

三、歸檔時間

1.各年度材料歸檔時間為次年 6 月底以前及 12 月底以前二個階段。

2.教學(xué)管理部門學(xué)籍管理、學(xué)位工作、畢業(yè)生工作等檔案，學(xué)生畢業(yè)學(xué)年后 6 個月內(nèi)歸檔；

3.學(xué)生管理檔案、科研類檔案、儀器設(shè)備檔案、學(xué)校重大活動檔案，完成后 2 個月內(nèi)歸檔；

4.聲像類檔案（含畢業(yè)生照片）、基建類檔案，項目完成后 3 個月內(nèi)歸檔；

5.會計檔案，會計年度終了，財務(wù)部門可臨時保管 1 年，期滿后歸檔。

6.新進(jìn)人員人事檔案及新增人事檔案，在材料形成后 2 個月內(nèi)歸檔。

四、立卷歸檔移交

各單位向檔案館移交檔案，須履行交接手續(xù)，交接雙方在交據(jù)單及移交清單上簽字蓋章后各留存一份。

五、立卷歸檔考核

立卷歸檔情況納入部門年終工作考評內(nèi)容。

六、檔案資料征集

檔案館長期接收（收集或征集）單位或個人手里與原“康?！?、西昌技專、西昌農(nóng)校、四川林學(xué)院、西昌農(nóng)專、西昌師專、涼山大學(xué)、涼山教育學(xué)院以及與西昌學(xué)院有關(guān)的珍貴史料、珍貴實物，手稿，聲像等。

特此通知

西昌學(xué)院

                               2022年6月10日