歸檔常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

一、歸檔中的“文件”

歸檔中的“文件”與我們平時(shí)接觸的文件有所不同，指的是若干份文件的集合體，包括不同的版本，不同的文種，都有可能組合為一件文件。比如文件正本與副本，這是2份文件，但在歸檔中，我們把它們作為一件；比如轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，這是2份文件，但我們也把它作為一件，“為一件”，是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。

整理就是一個(gè)將無(wú)序的文件有序化的過(guò)程，經(jīng)此處理文件就轉(zhuǎn)化為檔案。

二、歸檔中的“案卷”

案卷是檔案工作中使用的一種計(jì)量單位，指按照一定的主題等內(nèi)部特征和外部特征編立的，具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。

文件有標(biāo)題、事由、形成者、文種、時(shí)間、發(fā)文對(duì)象等六要素，按照其中某一個(gè)或某幾個(gè)要素進(jìn)行文件的組合排列，就是按照文件內(nèi)部特征編立案卷。比如反映某一問(wèn)題（如黨務(wù)工作、人事工作、財(cái)會(huì)工作等）的文件，具有共同的內(nèi)容（事由）特征。文件的外部特征指的是文件的形態(tài)，比如紙質(zhì)，照片，圖紙，光盤(pán)等等。

三、哪些文件材料應(yīng)歸檔？

凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和歷史面貌，辦理完畢，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬收集范圍。只收集按規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，此規(guī)定詳見(jiàn)《西昌學(xué)院立檔單位檔案歸檔范圍和保管期限表》。歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)收集齊全完整。在歸檔的文件材料中，每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件等，均應(yīng)收集齊全。

四、哪些文件材料不屬于歸檔范圍？

1．上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱、不需要辦理的文件材料，上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)供工作參考的抄件，上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見(jiàn)未定稿的文件材料；
2．任免、獎(jiǎng)懲非本校工作人員的文件材料；
3．學(xué)校形成文件材料中的重份文件材料、未定稿的文件材料、無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件材料；
4．未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿，鉛印文件的各次校對(duì)稿(學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)；
5．從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；
6．學(xué)校內(nèi)部互相抄送的文件材料(由制發(fā)單位歸檔)，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；
7．本校負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本校無(wú)關(guān)的文件材料；
8．非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料；
9．無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般性建設(shè)性意見(jiàn)的人民來(lái)信及電話記錄；
10．為參考目的從各方面(包括校外)收集的文件材料；
11．參加非主管機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料。

五、文書(shū)人員平時(shí)如何積累檔案？

各立檔單位的專(zhuān)職文書(shū)處理人員或檔案責(zé)任人，在平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按文書(shū)處理制度做好文件材料的收集工作，隨時(shí)將辦理完畢的文件，根據(jù)文件材料特征分類(lèi)存放，對(duì)照本單位的收文登記簿進(jìn)行檔案積累。一項(xiàng)重大活動(dòng)從開(kāi)始籌備之初就應(yīng)該積極參加并注意及時(shí)收集重要材料，從文件接收或擬稿到歸檔前的一系列管理活動(dòng)，都必須按照集中統(tǒng)一的工作原則，建立健全管理制度。

六、如何分類(lèi)整理文件？

立卷分類(lèi)有三種方法

1、分年度：先將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)，一般文件歸入文件形成年度。

2、分問(wèn)題：將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題、事物分開(kāi)。

3、分期限：將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開(kāi)。

以上三種方法使用的步驟是：

分年度—→分問(wèn)題—→分保管期限

1、將文件材料按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)，根據(jù)文件材料的不同特點(diǎn)，可采用自然年度、教學(xué)年度、會(huì)計(jì)年度分別歸入不同年度。

2、在分年度的基礎(chǔ)上，將文件材料按《西昌學(xué)院檔案實(shí)體分類(lèi)方案》中確定的類(lèi)別分開(kāi)。

3、將類(lèi)別理順的文件材料按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題、事物分開(kāi)。

4、最后將文件材料按照規(guī)定的不同保管期限分開(kāi)。

七、跨年度文件如何分類(lèi)？

1、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；

2、跨年度規(guī)劃、計(jì)劃，一般歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；

3、跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；

4、跨年度的會(huì)議文件，一般可歸入會(huì)議開(kāi)幕的年度；

5、跨年度的非訴訟案件材料，應(yīng)歸入結(jié)案年度；

6、法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)年度；

7、教學(xué)類(lèi)文件按學(xué)年歸檔，財(cái)會(huì)檔案文件按會(huì)計(jì)年度歸檔。

八、如何進(jìn)行文件價(jià)值的判斷和劃分保管期限？

檔案保管期限分為永久、30年、10年三個(gè)級(jí)別

1、能夠反映學(xué)校教學(xué)、科研、管理活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)學(xué)校、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久；

2、反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列為30年；

3、凡在短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考價(jià)值的，列為10年。

具體內(nèi)容參見(jiàn)各類(lèi)《西昌學(xué)院立檔單位檔案歸檔范圍和保管期限表》。

九、如何將文件組合成案卷？

1、一般應(yīng)以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，類(lèi)型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

2、同一內(nèi)容的文件材料組成一卷或數(shù)卷，每卷不超過(guò)200個(gè)自然頁(yè)，即200張A4幅面大小的紙張。

3、會(huì)議文件，按會(huì)議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可一會(huì)一卷、一會(huì)數(shù)卷。例行系列性會(huì)議，如每周一次的例會(huì)，可數(shù)會(huì)一卷。

4、非訴訟案件材料，按問(wèn)題，可以一案一卷或一案數(shù)卷。

5、重要的人民來(lái)信可按信件作者、信件的處理形式或信件所反映的問(wèn)題組合；文件數(shù)量較少時(shí)也可按時(shí)間進(jìn)行組合。

6、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，按照格式名稱(chēng)組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可組成一卷或數(shù)卷。

7、學(xué)校管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的業(yè)務(wù)文件、調(diào)研材料等，一般按單一問(wèn)題組合。

8、同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)組合在一起。

9、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按責(zé)任者或名稱(chēng)組合。

10、簡(jiǎn)報(bào)、內(nèi)部刊物可按名稱(chēng)一期一卷或數(shù)期一卷。

十、如何排列卷內(nèi)文件？

卷內(nèi)文件材料要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號(hào)排列。

文字材料的檔案按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。密不可分的文件材料應(yīng)放在一起歸檔，其排列順序?yàn)?/span>：

批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

定稿在前，歷次重要修改稿在后；

非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；

轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

其他文件材料按時(shí)間順序排列。

十一、如何編制頁(yè)號(hào)？

具體做法是：

1、凡是頁(yè)面上有內(nèi)容的頁(yè)都要編號(hào)，空白的頁(yè)不用編號(hào)，

2、卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁(yè)號(hào)。

3、頁(yè)號(hào)應(yīng)用藍(lán)色或黑色號(hào)碼機(jī)敲出，起始號(hào)為1。

4、頁(yè)號(hào)位置標(biāo)在每頁(yè)材料非裝訂線一側(cè)下角。

十二、如何填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄？

卷內(nèi)文件目錄包括以下幾部分內(nèi)容：

1、順序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫(xiě)，如1、2、3……。

2、文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，如西學(xué)委[2004]19號(hào)。

3、責(zé)任者：形成該文件的單位或?qū)υ撐募?fù)有責(zé)任的署名者，如我校計(jì)財(cái)處制發(fā)的通知，責(zé)任者為西昌學(xué)院計(jì)財(cái)處。

4、題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，并在前后加［　 ］。

n　 會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

5、日期：文件的形成時(shí)間。填寫(xiě)時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，如20040330。沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料，要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)上。

6、頁(yè)號(hào)：卷內(nèi)有文字的頁(yè)面均應(yīng)編號(hào)。

十三、如何填寫(xiě)卷內(nèi)備考表？

卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后，用學(xué)校檔案管理軟件統(tǒng)一生成。

本卷情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，并標(biāo)明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)。

立卷人：檔案責(zé)任人簽名。

檢查人：立卷部門(mén)的負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行檢查并簽名。

立卷時(shí)間：填寫(xiě)立卷的時(shí)間，年、月、日。

十四、如何進(jìn)行裝訂？

將卷內(nèi)文件目錄放在前，卷內(nèi)備考表放在后，進(jìn)行案卷的裝訂。

裝訂時(shí)首先要拆除卷內(nèi)文件中的金屬物，對(duì)破壞文件材料進(jìn)行修補(bǔ)。整理案卷紙張大小以A4為準(zhǔn)。太大的文件表格在留出裝訂線后折疊成手風(fēng)琴式；小字條等要用白紙裱糊成A4大??；破損文件要進(jìn)行托裱；字跡模糊或者圓珠筆書(shū)寫(xiě)的應(yīng)復(fù)印并將復(fù)印件與原件放在一起。

裝訂線距頁(yè)邊1.5厘米左右，以訂齊全部材料，同時(shí)不覆蓋正文內(nèi)容為原則。

十五、如何填寫(xiě)案卷標(biāo)題？

案卷標(biāo)題應(yīng)該簡(jiǎn)明確切、體式一致。一般以“主要責(zé)任者”＋“內(nèi)容（事由）”＋“名稱(chēng)（文種）”為標(biāo)準(zhǔn)形式。部分案卷題名也可以是項(xiàng)目的名稱(chēng)代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)及名稱(chēng)。一般寫(xiě)在卷面，不超過(guò)50字。

除會(huì)議文件外，一般不得使用××文件材料，如“學(xué)校辦公室文件材料”、“××學(xué)院文件材料”等含混的標(biāo)題；除一般函件外，不得使用××往來(lái)文書(shū)如“教育廳往來(lái)信件”等標(biāo)題；除非訴訟案件材料外，不得用“×××案件”作為標(biāo)題。

標(biāo)題樣例：

n　　　 2002-2003學(xué)年校長(zhǎng)辦公會(huì)記錄

n　　　 2001年學(xué)校分房問(wèn)題群眾來(lái)信材料

n　　　 教務(wù)處處2009級(jí)本科生培養(yǎng)計(jì)劃

n　　　 國(guó)家教委、四川省招辦1995年關(guān)于研究生招生和錄取工作的通知

n　　　 成人教育學(xué)院2001屆會(huì)計(jì)學(xué)本科畢業(yè)生學(xué)士學(xué)位名單、學(xué)位申請(qǐng)表

n　　　 西昌學(xué)院2003-2004學(xué)年第一學(xué)期本科生課程開(kāi)課目錄

n　　　 科研處1996年四川省教育科學(xué)規(guī)劃研究課題申請(qǐng)書(shū)

十六、歸檔的時(shí)間是怎樣規(guī)定的？

檔案工作中針對(duì)不同門(mén)類(lèi)的檔案有不同的歸檔時(shí)間規(guī)定，一般如下：

黨務(wù)、行政檔案應(yīng)當(dāng)在次年3-6月歸檔；

教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)在當(dāng)年9-12月歸檔；

科研檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；

基建檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔；

重大活動(dòng)應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束后兩周內(nèi)歸檔；

財(cái)會(huì)檔案在工作結(jié)束后的第三年向檔案館移交；

其他類(lèi)別檔案參照上述類(lèi)別執(zhí)行。

十七、歸檔時(shí)應(yīng)辦理什么手續(xù)？

移交檔案時(shí)，交接雙方當(dāng)面檢查。檔案館根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，凡不符合要求者，檔案館不予接收。立檔部門(mén)須限期改正。學(xué)校檔案館人員檢查合格后打印移交目錄，一式兩份，交接雙方在移交目錄上簽名，各存一份，以備查考。

十八、歸檔的案卷、文件質(zhì)量應(yīng)達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)？

案卷應(yīng)該達(dá)到以下質(zhì)量要求：

1、案卷大小適宜

紙張大小以A4紙幅為標(biāo)準(zhǔn)。超過(guò)規(guī)格的圖紙、圖表等文件材料應(yīng)采用手風(fēng)琴方式進(jìn)行折疊。

2、案卷厚薄要適宜

卷內(nèi)文件的數(shù)量不應(yīng)超過(guò)200個(gè)自然頁(yè)，即200張A4幅面大小的紙張。對(duì)同一問(wèn)題文件數(shù)量多的，宜酌情適當(dāng)分卷。問(wèn)題單一、文件數(shù)量少者可組薄卷，嚴(yán)禁跨類(lèi)組卷。

3、卷內(nèi)文件保管期限要統(tǒng)一

4、編制頁(yè)碼

裝訂的案卷各頁(yè)面只要有字跡的，均應(yīng)依次在非裝訂線一側(cè)下角編頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件材料右上方加蓋有單位名稱(chēng)、檔號(hào)、件號(hào)的戳記，并逐項(xiàng)填寫(xiě)。

5、認(rèn)真填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表

卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷標(biāo)題的書(shū)寫(xiě)均應(yīng)用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或激光打印，禁止用鉛筆、圓珠筆和彩筆。

十九、聲像檔案歸檔有什么要求？

學(xué)校及各立檔單位在教學(xué)、科研、管理過(guò)程中形成的，對(duì)學(xué)校有參考利用價(jià)值的照片、影像、聲像等材料，活動(dòng)結(jié)束后將照片、底片、光盤(pán)、磁盤(pán)整理歸檔。

歸檔的聲像材料須精選有代表性的，反映活動(dòng)主題、參加人物的3-5張為宜，重大活動(dòng)可以適當(dāng)增加。

歸檔的聲像材料必須要有文字說(shuō)明，應(yīng)有活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物的姓名及職務(wù)、背景、制作者等。

做好歸檔目錄，移交檔案館。

二十、電子文件歸檔的要求是什么？

　  各立檔單位按照紙質(zhì)文件歸檔范圍進(jìn)行歸檔時(shí)，還應(yīng)該將形成的有重要參考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)庫(kù)文件和相關(guān)軟件、多媒體課件、超媒體鏈接文件（WEB網(wǎng)頁(yè)）、數(shù)字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等，收集積累歸檔。一般應(yīng)在每年六月將上年度辦理完畢的屬于歸檔文件范圍的電子文件向檔案館移交，數(shù)據(jù)庫(kù)文件可視情況按月或按季度向檔案館移交歸檔。電子文件的歸檔方法參見(jiàn)國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》。