西 昌 學(xué) 院 文 件

西學(xué)院檔〔2017〕2號(hào)

西昌學(xué)院檔案查借閱制度

第一條  為了有效地利用檔案信息資源，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研和黨政管理等各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》等有關(guān)法規(guī)、政策，結(jié)合我校檔案工作實(shí)際，特制訂本制度。

第二條  本制度中檔案主要指本校的黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、財(cái)會(huì)、出版、設(shè)備、外事、實(shí)物等類別的檔案。

第三條  單位和個(gè)人向檔案部門移交、捐贈(zèng)、寄存檔案，對(duì)其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對(duì)檔案中不宜開放的部分提出限制利用的意見。

第四條  本校教職工持本人身份證，學(xué)生持本人學(xué)生證或身份證，外單位人員須持單位介紹信及身份證，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，可以查閱檔案館已開放的檔案。具體規(guī)定如下：

（一）校內(nèi)各部門因工作需要查閱本部門形成的不涉密檔案，填寫《西昌學(xué)院檔案利用申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱《申請(qǐng)表》）由所在單位負(fù)責(zé)人審核查閱；因工作需要查閱非本部門形成的不涉密檔案，須填寫《申請(qǐng)表》，由所在單位負(fù)責(zé)人審核，并經(jīng)立卷歸檔單位負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；凡查閱學(xué)校黨委會(huì)議、校長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、上級(jí)文件等不宜公開的檔案，須經(jīng)黨辦校辦主任批準(zhǔn)；涉及重要的科研成果和未公開的技術(shù)資料，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，并報(bào)請(qǐng)主管科研的校領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)；上級(jí)保密文件須經(jīng)學(xué)校保密委員會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

（二）校內(nèi)師生員工因私查閱學(xué)校檔案應(yīng)填寫《申請(qǐng)表》，并經(jīng)立卷歸檔單位負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人審核，方可查閱。若查閱涉及本人信息的學(xué)籍檔案、職稱評(píng)聘文件等，可憑有效證件直接到檔案館查閱。

（三）校外單位利用本館不涉密檔案，須持單位介紹信和個(gè)人有效證件，填寫《申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人同意，再按規(guī)定辦理查閱手續(xù)，檔案一律只提供館內(nèi)查閱服務(wù)，確因特殊原因需復(fù)制檔案內(nèi)相關(guān)內(nèi)容，須經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人同意。

（四）港、澳人員、臺(tái)灣同胞、海外僑胞要求利用本館開放檔案，須持相關(guān)部門介紹信，填寫《申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人同意；境外組織和個(gè)人要求利用館藏檔案，須持相關(guān)部門介紹信，填寫《申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校外事部門和學(xué)校保密委員會(huì)同意。

第五條  電話查詢檔案，只限咨詢一般問題，凡要求將查檔結(jié)果寄往查詢單位和本人，或查閱他人不涉密檔案（如學(xué)籍檔案），必須憑單位介紹信或本人委托信及身份證復(fù)印件方可辦理。

第六條  館藏檔案原則上限在館內(nèi)查閱，不得借出，校內(nèi)確因特殊事由需外借，填寫《申請(qǐng)表》，須經(jīng)立卷單位負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人同意。借出期限為一周；若需續(xù)借，應(yīng)在到期前辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借用，須由主管校領(lǐng)導(dǎo)同意。

第七條  涉密檔案一律不外借。

第八條  檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，要對(duì)檔案信息及載體的安全和完整負(fù)責(zé)，不得隨意增刪、涂改、拆卷、抽頁(yè)、剪裁、調(diào)換、撕毀、轉(zhuǎn)借、圈點(diǎn)或勾畫檔案，不得擅自公開和擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)泄密、失密，做到歸還檔案完好無損，更不能丟失。

第九條  檔案利用者須認(rèn)真填寫《查檔登記表》，檔案用畢應(yīng)及時(shí)送回檔案館，并在查借閱登記冊(cè)上注銷。

第十條  檔案館是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。加蓋檔案館公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。

第十一條  檔案工作人員應(yīng)熱情周到地為用戶提供檔案利用服務(wù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。嚴(yán)禁擅離職守，嚴(yán)防泄密、失密事故發(fā)生。

第十二條  查借閱教職工人事檔案或者學(xué)生人事檔案的，按照《西昌學(xué)院教職工人事檔案管理實(shí)施細(xì)則》或《西昌學(xué)院學(xué)生人事檔案管理實(shí)施細(xì)則》規(guī)定執(zhí)行。

第十三條  檔案工作人員及檔案利用者要嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，對(duì)違反規(guī)定者，視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、罰款直至追究法律責(zé)任。

第十四條  本辦法由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)解釋。

第十五條  本辦法自公布之日起實(shí)施。

附件：《西昌學(xué)院檔案利用申請(qǐng)表》

西昌學(xué)院

                                   2017年5月8日

附件：

西昌學(xué)院檔案利用申請(qǐng)表

                                                    日期：    年  月    日

西昌學(xué)院辦公室                         2017年5月8日印發(fā)