西昌學(xué)院檔案管理各級(jí)相關(guān)人員工作職責(zé)

     按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》以及《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)<2014>15號(hào)）的要求，學(xué)校建立在校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，以檔案機(jī)構(gòu)為核心，各部門(mén)、院系、課題組、項(xiàng)目組等專(zhuān)兼職檔案人員為基礎(chǔ)的高校檔案工作體系。校內(nèi)各級(jí)、各單位和相關(guān)人員的職責(zé)具體如下：

一、校長(zhǎng)

    學(xué)校檔案工作由校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)。其主要職責(zé)如下：

1．貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；

2．將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，列入工作考核檢查的內(nèi)容；

3．建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；

4．研究決定高校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問(wèn)題。

二、分管校領(lǐng)導(dǎo) 

分管檔案工作校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作，其主要職責(zé)是：

1．組織制訂實(shí)施學(xué)校檔案工作中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃；

2．組織協(xié)調(diào)學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)和全校各部門(mén)的檔案工作，確保檔案管理工作的有效運(yùn)行和科學(xué)發(fā)展；

3．聽(tīng)取檔案部門(mén)工作匯報(bào)，研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良好條件；

4．監(jiān)督檢查學(xué)校檔案工作，組織開(kāi)展學(xué)校檔案工作評(píng)估。

 三、檔案館

學(xué)校檔案館既是保存和提供利用學(xué)校檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，又是具有一定行政管理職能的業(yè)務(wù)管理部門(mén),對(duì)全校檔案工作進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)和管理。其主要職責(zé)是：

1．貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃高校檔案工作；

2．擬訂高校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；

3．組織協(xié)調(diào)各部門(mén)檔案工作，對(duì)檔案分室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；

4．負(fù)責(zé)征集、接收、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管高校的各類(lèi)檔案資料；

5．編制檢索工具，編研、出版檔案和校史資料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源；

6．組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；

7．開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作，保障檔案安全；

8．開(kāi)展高校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；

9．利用檔案和校史資料開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮其文化教育功能；

10．開(kāi)展國(guó)內(nèi)外檔案管理、校史工作學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。

四、檔案館館長(zhǎng)

1．學(xué)習(xí)、宣傳并貫徹實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)<2014>15號(hào)）《高等學(xué)校檔案管理辦法》《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》等黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法令和法規(guī)。

2．在分管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，主持檔案館的全面工作，組織制定學(xué)校檔案工作發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃，制定各門(mén)類(lèi)檔案工作規(guī)范、制度。

3．組織檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、考核、評(píng)比及總結(jié)等工作，定期向主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案部門(mén)匯報(bào)工作情況。

4．加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。定期安排專(zhuān)兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，組織參加檔案協(xié)作組織和學(xué)會(huì)(含協(xié)會(huì)、研究會(huì))的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，提高業(yè)務(wù)水平。

5．負(fù)責(zé)組織檢查檔案的安全保護(hù)和保密工作，接受上級(jí)主管部門(mén)對(duì)學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)和檢查。

6．加強(qiáng)思想政治建設(shè)。對(duì)檔案人員進(jìn)行思想政治和職業(yè)道德教育。

7．全面負(fù)責(zé)并組織全館人員做好檔案館各項(xiàng)工作。

8．完成上級(jí)檔案部門(mén)和學(xué)校交給的各項(xiàng)任務(wù)。

五、各立檔單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

1．組織本單位人員學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》以及學(xué)校檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2．把檔案工作納入本單位的議事日程及相關(guān)人員職責(zé)范圍。督促本單位工作人員按照《西昌學(xué)院立檔單位歸檔范圍和保管期限表》做好文件材料的形成積累及整理組卷工作，檢查兼職檔案人員歸檔情況, 審核案卷內(nèi)容，確保案卷質(zhì)量。

3．支持和關(guān)心檔案工作，落實(shí)并解決檔案工作中存在的實(shí)際問(wèn)題，保證檔案工作順利進(jìn)行。

4．積極參加學(xué)校組織的檔案工作會(huì)議和有關(guān)活動(dòng)，督促兼職檔案員按期做好檔案的立卷、歸檔、移交工作。

五、檔案專(zhuān)職人員

1．認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)，熟練掌握檔案業(yè)務(wù)技能，做好本職工作。

2．遵守黨和國(guó)家保密規(guī)定，保證檔案信息安全，維護(hù)國(guó)家和學(xué)校的合法權(quán)益。

3、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、協(xié)助各單位兼職檔案員做好檔案材料的立卷歸檔移交工作。

4．對(duì)接收入庫(kù)的檔案及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、整理、編號(hào)、上架，并編制相關(guān)檢索工具。

5．遵守庫(kù)房管理規(guī)定，做好庫(kù)房防潮、防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜、防鼠、防光、防塵等八防工作，確保檔案安全。

6．認(rèn)真開(kāi)展檔案服務(wù)利用工作，熟悉庫(kù)藏類(lèi)目，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做好利用效果查訪與登記工作。

7．積極開(kāi)展檔案的編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案作用。

8．積極參加檔案理論研究和各種學(xué)術(shù)活動(dòng)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作質(zhì)量。

9．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

六、兼職檔案員

1．認(rèn)真學(xué)習(xí)和執(zhí)行《高等學(xué)校檔案管理辦法》《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》以及學(xué)校檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。維護(hù)本部門(mén)檔案的完整與安全， 嚴(yán)守檔案保密條例。

2．按照《西昌學(xué)院各門(mén)類(lèi)文件材料的部門(mén)立卷與歸檔流程》，做好歸檔文件材料（包括電子版或電子文件）的收集、整理、編目，確保歸檔材料的齊全、完整，質(zhì)地優(yōu)良，書(shū)繪工整，聲像清晰。

3．正確利用檔案管理軟件，編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄，經(jīng)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后按時(shí)做好歸檔工作，并辦理好移交登記手續(xù)。接受檔案館工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，對(duì)存在問(wèn)題及時(shí)糾正。

4．積極參加檔案工作會(huì)議和培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。